Sobald Kundendaten digital gespeichert werden, gelten Regeln, ob in der Tabelle oder im Dashboard. Der Vorteil eines gut gebauten Dashboards: Vieles, was in Tabellen von Disziplin abhängt, ist dort eingebaut.
Wo Kundendaten heute oft ungeschützt liegen
Selten aus Absicht, meist aus Gewohnheit.
In Anhängen verschickt
Excel-Listen per Mail, im Zweifel an die falsche Adresse.
Auf privaten Handys
Kontakte und Fotos im Messenger, außerhalb jeder Struktur.
Gemeinsame Passwörter
Alle benutzen dasselbe Login, niemand kann nachvollziehen, wer was getan hat.
Alte Daten ohne Löschkonzept
Was nicht mehr gebraucht wird, liegt trotzdem noch herum.
Wie sicher ist euer Umgang mit Daten?
Zählt die Punkte oben, bei denen ihr nicken musstet. Das ist keine Rechtsberatung.
| Treffer | Einschätzung |
|---|---|
| 0 | Ihr habt das gut im Griff. Haltet es aktuell. |
| 1 bis 2 | Es gibt Lücken. Ein Dashboard mit Rechten kann viel auffangen. |
| 3 bis 4 | Hier lohnt sich eine Neuordnung, am besten bald. |
Das hier ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Die Verantwortung für den Datenschutz liegt bei euch als Betrieb oder Verein. Lasst euch bei Zweifeln von einer Fachperson beraten.
Was ein Dashboard unterstützen kann
Zugriff begrenzen
Nur wer Daten braucht, sieht sie. Das ist über Logins und Rollen geregelt.
Nachvollziehbarkeit
Ein Protokoll zeigt, wer wann Daten geändert hat.
Aufbewahrung
Daten, die nicht mehr gebraucht werden, könnt ihr gezielt löschen. Wir können dafür Hinweise oder Fristen einbauen.
Speicherort
Wenn das Dashboard auf einem eigenen Server läuft, wisst ihr, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat.
Was bei euch bleibt
- Was ihr speichert und warum: Nur Daten, die ihr wirklich braucht.
- Eure Datenschutzerklärung: Sie sollte zu dem passen, was ihr tut.
- Eure Mitarbeiter: Sie sollten wissen, wie sie mit Daten umgehen.
- Verträge: Wenn wir Daten in eurem Auftrag verarbeiten, ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung sinnvoll. Den stellen wir auf Wunsch bereit.
Ein paar einfache Gewohnheiten
- Starke Passwörter und keine gemeinsamen Zugänge.
- Zugänge beenden, wenn jemand den Betrieb verlässt.
- Regelmäßig prüfen, welche Daten ihr wirklich noch braucht.
- Sparsam bleiben: Was nicht gespeichert wird, kann nicht verloren gehen.
Was ein Dashboard dafür tun kann
Es ersetzt keine Rechtsberatung, aber es schafft Ordnung.
Eigene Zugänge
Jede Person hat ihr eigenes Login.
Daten bei euch
Auf eurem eigenen VPS statt in einem fremden Konto.
Nachvollziehbar
Ein Protokoll zeigt, wer was geändert hat.
Häufige Fragen
Wir sorgen für übliche Schutzmaßnahmen wie Zugriffsbeschränkung und Updates. Eine absolute Sicherheit gibt es nirgends. Details besprechen wir im Angebot.
Auf einem Server, dessen Standort wir euch nennen. Fragt uns danach, bevor ihr euch entscheidet.
Ja, das ist Teil dessen, was wir einrichten. Wie genau, sprechen wir vorher ab.